Установление судеб воинов России

Порядок взаимодействия

Для физических лиц (далее Заказчик) нами (далее Исполнитель) осуществляются все необходимые виды исследовательских работ по розыску сведений о судьбах воинов - как погибших, умерших или пропавших без вести, так и оставшихся в живых в годы войн. Возможны не только розыски в целях установления судьбы, фактов и видов награждений, но и для выявления боевых путей воинов, начиная от места призыва, заканчивая местом гибели или местом и войсковой частью (в/ч) демобилизации. Исполнителем исследуются и копируются подлинные архивные документы, находящиеся на государственном хранении и не вызывающие сомнений в их аутентичности.

Для оформления заказа на проведение исследования по розыску военной судьбы человека необходимо следующее:

1. Все контакты как на предварительной стадии, так и на стадии исполнения заказа и передачи результатов работ происходят исключительно через сеть Интернет по электронной почте по адресу: ist-spravki@yandex.ru с сохранением в каждом письме переписки и ответов сторон с текстами поступивших ранее писем. Т.е. в каждом новом ответном письме должны сохраняться предыдущие сообщения каждой стороны (репост).

2. По указанному выше адресу электронной почты Заказчику необходимо сделать заказ на проведение исследования Исполнителю по форме в Приложении 1. Все поля в форме при наличии сведений желательны для заполнения. Заявки представляются в виде файлов в форматах jpg (jpeg) или pdf с приложением копий документов согласно пп. 15, 16, 17. Данное требование необходимо во избежание изменяемости обычного текстового документа любой из сторон. Не полностью заполненные заявки при наличии полной на то возможности (при наличии документов) не рассматриваются. Серьёзность подхода обязательна. Исполнитель вправе уведомить Заказчика о неполноте пакета документов.

3. После принятия решения о выполнении заказа Исполнитель уведомляет Заказчика по электронной почте об этом, а также о стоимости работ и своих платёжных реквизитах, либо об отказе от выполнения заказа. Исполнитель оставляет за собой право не освещать причины отказа.

4. Базовый срок исполнения заказа - не менее 6 месяцев. Следует иметь в виду, что ни один срок исполнения заказа не может быть определён точно, каким бы ни был опыт Исполнителя или желание Заказчика. В документах военного времени может быть путаница, случившаяся по разным причинам. Прогнозировать скорый результат в архивных исследованиях, связанных с документами военного времени, невозможно. Некоторые поиски ведутся в течение многих лет и даже в этом случае могут не привести к успеху, но в большинстве случаев позволяют сильно сузить границы поиска.

5. Стоимость исполнения заказа является договорной. До начала проведения любого этапа исследований Заказчиком вносится предоплата на сообщённые ему платёжные реквизиты. Величина предоплаты - 60 % от сообщённой Заказчику стоимости исполнения заказа или очередного этапа. Порядок осуществления окончательной оплаты стоимости заказа (40 %) и сопутствующих затрат описан в пп. 11, 12, 13. Также Исполнителем в процессе исполнения заказа могут быть изменены платёжные реквизиты, о чём он в переписке по электронной почте ставит в известность Заказчика. Заказчик также может оплатить 100 % стоимости работ до их начала.

6. Этапность работ. Первым этапом работ по заказу, подлежащим оплате согласно пп. 5 и 18, является исследование основных учётных документов архивов:

    • картотек потерь личного состава во всём многообразии;
    • учётно-послужных картотек и наградных картотек;
    • документов учёта личного состава в/ч во всём многообразии в случае известности номера в/ч Заказчику или возможности установления его по имеющимся у Заказчика документам, представленным Исполнителю.
  • Предоплата по каждому этапу работ составляет 60 % от стоимости предстоящих работ по нему. Датой начала исполнения работ по каждому этапу считается дата поступления средств предоплаты на платёжные реквизиты Исполнителя. В случае отсутствия прямых свидетельств о судьбе человека в исследованных основных учётных документах архивов Исполнитель уведомляет об этом Заказчика и тот принимает решение о прекращении розыска или о продолжении его в сопутствующих (неявных) документах архивов. В этом случае стороны считают, что первый этап исследований завершён. При отказе от продолжения их он может стать и единственным. При продолжении исследований на втором и последующих этапах в связи с очевидной трудоёмкостью и возрастающей объёмностью исследований требуется дополнительная оплата услуг Исполнителя, о сумме которой он уведомляет Заказчика. Решение о продолжении розысков и о переходе от этапа к этапу в каждом конкретном случае по представлению Исполнителя принимает Заказчик, о чём он сообщает Исполнителю и вносит предоплату в его адрес в той же доле, что показана выше. Вслед за окончанием очередного этапа стороны вновь принимают решение о продолжении или прекращении взаимоотношений. В случае согласованного прекращения взаимоотношений после исполнения очередного этапа Заказчик обязан перечислить остальные 40 % стоимости работ по очередному этапу на платёжные реквизиты Исполнителя.

    7. Стоимость работ оговаривается сторонами в каждом отдельном случае по электронной почте с сохранением переписки в каждом письме. Объём и стоимость работ по розыску данных по разным воинам могут быть существенно различными из-за конкретики военно-исторических событий, в которых участвовали воины, а также из-за степени сохранности архивных документов в/ч, в которых они воевали. Нередки случаи, когда воины сражались в одной и той же в/ч, но по одному из них могут сохраниться полные учётные данные, а по другому - ничего. Каждый Заказчик должен иметь в виду, что сохранность документов архивов России и стран СНГ, Европы и Америки, а также органов военного управления всех Министерств обороны не может быть признана исчерпывающей. В связи с этим нередким может быть случай полного отсутствия информации о воине во всех возможных инстанциях. Времени с момента начала последней мировой войны прошло свыше 75 лет. То, чему было необходимо назначить гриф "Хранить постоянно" или хотя бы 75 лет, подчас уничтожалось работниками военкоматов и архивов через 5-20 лет после создания документов под предлогом истечения сроков хранения. И с этим ничего поделать нельзя.

    Практика работы военных генеалогов России показывает, что из-за этого не до конца исполненными могут оказаться до 25-30 % запросов. Считается. что остальные 70-75 % полностью исполненных запросов - высокий показатель обработки их в России.

    8. Исполнитель приступает к выполнению исследовательских работ только после поступления средств предоплаты 60 % от Заказчика на любой из представленных ему счетов Исполнителя. Исполнение работ в предварительном порядке до поступления средств предоплаты Заказчика на любой из счетов Исполнителя не производится.

    9. В случае срочного заказа (в пределах 2 месяцев или 60 суток) Заказчик оплачивает надбавку за срочность в размере 50 % от полной стоимости работ в обычный базовый срок. В большинстве случаев мотив срочности исполнения заказа окупает повышенную цену проведения исследования для Заказчика.

    10. По окончании исследований Исполнитель создаёт краткую историческую справку с описанием всех выявленных особенностей судьбы воина. В исторической справке все обстоятельства исследования будут понятно разъяснены. По каждому использованному архивному документу будет приведена полная ссылка и, по возможности, сделана копия. Объём исторической справки может занимать от нескольких страниц до нескольких сотен страниц. К ней прилагаются копии архивных документов, выявленных исполнителем в рамках исполнения заказа.

    11. Все официально созданные копии оплачиваются Заказчиком дополнительно к стоимости заказа согласно представленных квитанций (чеков). Это связано с непредсказуемостью величин данных затрат, которые могут быть сравнительно невелики, но не определяемы заранее. Следует помнить, что качество копий исторических документов не может быть выше качества оригинала. Копии исполняются как электрографическим способом (ксерокопирование), так и сканированием с необходимым разрешением. В некоторых случаях допускается качественное фотографирование документов Исполнителем на цифровой фотоаппарат, в т.ч. съёмка ксерокопий.

    Часть документов может быть получена Исполнителем в качестве бесплатных копий с сайтов государственных министерств и ведомств. Плата за них с Заказчика не взимается.

    12. В случае необходимости командировки Исполнителя в государственные и прочие инстанции на территории России, СНГ, стран Евросоюза, Северной и Южной Америки, прочих стран сумма затрат на проведение командировки оплачивается Заказчиком отдельно и в величину стоимости заказа не входит. Её допустимая для Заказчика величина должна быть согласована между сторонами в процессе переписки по электронной почте до начала проведения работ. В затраты на проведение командировки входят оплата проезда, проживания, питания, связи и телекоммуникации специалистов Исполнителя.

    13. Окончательную оплату работ Заказчик производит на те же платёжные реквизиты, что и средства предоплаты, после получения от Исполнителя по электронной почте ссылки на сайт-файлообменник сети Интернет для скачивания сканов платёжных документов (квитанций, билетов, чеков, прочего), фиксирующих стоимость изготовления копий документов и прочих понесенных в рамках исполнения заказа затрат, в т.ч. командировок. В окончательную оплату входят оставшиеся 40 % от стоимости заказа и сумма дополнительно понесённых Исполнителем затрат (пп. 11, 12).

    После поступления окончательной оплаты в адрес Исполнителя он в письме по электронной почте сообщает Заказчику ссылки на сайт-файлообменник в сети Интернет для скачивания исторической справки и сканов копий документов.

    14. По желанию Заказчика, высказанному в переписке по электронной почте с Исполнителем, последним высылаются Заказчику бумажные копии исторической справки и копий документов на сообщённый им адрес обычной почты посредством ценной бандероли с уведомлением. Они оформляются в стандартную папку с пластиковыми файлами.

    После исполнения условий пп. 13 и (или) 14 взаимоотношения Заказчика и Исполнителя заканчиваются.

    15. Заказчик обязан до момента передачи Исполнителю заказа совершить следующие действия:

    15.1. Выявить точное место рождения и жительства разыскиваемого воина, год рождения, военкомат и дату его призыва на воинскую службу, в течение которой он принял участие в боевых действиях. По возможности получить из органов муниципальной власти или архивов справку о месте рождения и проживания воина, а из военкомата или иного военно-учётного или архивного органа соответствующую справку, подтверждающую призыв разыскиваемого на воинскую службу. Таким документом может быть копия страницы книги призыва или иного документа с упоминанием воина и указанием даты призыва и адреса, команды, в/ч его направления. Заказчик должен ясно понимать, что эти сведения могут быть ключевыми при проведении исследований, особенно если с фронта не было писем от воина или иных сообщений о нём.

    15.2. Выявить имя родственника или близкого человека, которое может быть указано воином в учётных документах в/ч о нём. Это может быть жена, а для не женатых - отец или мать, реже - брат, сестра и другие.

    15.3. Приложить к бланку заказа (Приложение 1) электронные сканированные копии полученных из разных инстанций документов (справок, уведомлений, ответов), если Заказчик осуществлял ранее розыск самостоятельно.

    15.4. В обязательном порядке приложить к бланку заказа (Приложение 1) сканированные с каждой стороны копии писем, других документов и почтовых отправлений с фронта от воина или его командования, если они имеются. К ним относятся:

    • письма, открытки, денежные аттестаты, проходные свидетельства воина;
    • сообщения командования о судьбе воина и прочих обстоятельствах, включая благодарности;
    • наградные документы воина и сканы наград воина с обязательным сканированием номеров наград;
    • сообщения военкомата, Управления по учёту потерь и прочих инстанций о судьбе или ходе розысков воина;
    • извещения о судьбе воина из в/ч;
    • красноармейские книжки, вкладные книжки, расчётные книжки офицеров, справки времён войны с места жительства перед призывом, удостоверения личности, военные билеты, справки о сдаче паспорта, справки медучреждений;
    • прочие относящиеся к теме розыска документы.
  • 16. Главное требование в этом случае - выявление по любым имеющимся у Заказчика документам номеров в/ч, в которых служил воин. Заказчик должен понимать, что знание номера в/ч, её точного статуса (армия, корпус, дивизия, бригада, полк, батальон, рота, прочее) или почтового адреса (номер полевой почтовой станции или полевой почты, условного номера в/ч из 4 или 5 цифр) определяют подчас до 60-70 % успеха розыска. Особенности нумерации и записей этих номеров описаны по ссылкам:

  • Поэтому Заказчик должен приложить максимум усилий на предварительном этапе для достижения результата и определения номеров в/ч или почтовых органов. Обязательно указание известных Заказчику географических мест пребывания воина, а также известных ему свидетельств очевидцев, имеющих неофициальный характер. Внимательно прочтите пункты бланка заказа (Приложение 1), там достаточно подробно с примерами показано - что требуется для исполнения заказа и что нужно сделать Заказчику. Если данные взять неоткуда, то соответствующие строки бланка оставляются пустыми.

    17. Все имеющиеся у Заказчика и перечисленные в общем виде выше документы в виде сканированных копий необходимо приложить к заказу. Фотокопии документов, снятые Заказчиком на цифровой фотоаппарат, как правило, не обладают требующимся качеством и часто не позволяют точно установить необходимые данные, поэтому они не могут заменить качественные сканированные копии. Краткий перечень сканов возможных документов, оформлявшихся при призыве (мобилизации) и пребывании на военной службе, находится здесь http://soldat.ru/doc/original/ в разделе "Сканированные версии бланков подлинных документов".

    18. Базовая стоимость проведения исследований в Центральном архиве Министерства обороны РФ (ЦАМО РФ), Центральном военно-морском архиве Министерства обороны РФ (ЦВМА МО РФ), архиве военно-медицинских документов - филиале ЦАМО РФ, Российском государственном военном архиве (РГВА), Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА), Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ), Государственном архиве РФ (ГАРФ) по судьбам воинов составляет от 3000 до 60000 рублей за один этап исследований по заказу в зависимости от сложности случая и объёма потребностей Заказчика. Этапность исследований определена в п. 6. Одним из вариантов сложности случая является отсутствие сведений Заказчика о в/ч, где служил воин. В каждом случае Исполнитель мотивирует для Заказчика критерии сложности и соответствующей стоимости этапа работ.

    Каждый Заказчик должен знать о том, что стоимость личной поездки в любой из перечисленных архивов и работа в них в течение всего одной недели в случае проживания в гостинице по стоимости превышает сумму в 15000-22000 рублей, но отнюдь не гарантирует положительный результат самостоятельных работ. Примеров тому тысячи.

    С течением времени базовая стоимость исполнения заказов может быть скорректирована в зависимости от экономической ситуации в России.

    19. В случае необходимости получения для Заказчика лишь копий требующихся архивных документов также в переписке по электронной почте оговариваются вопросы стоимости услуг Исполнителя по их обнаружению и копированию. Её базовая величина равна нижнему порогу стоимости услуг (см. п. 18) за 1 единицу (вид) дела (документа) и также зависит от объёма документов, которые нужно выявить для копирования. К таким документам относятся:

    19.1. Учётно-послужные карточки офицерского состава, в т.ч. ВВС, а также политического состава.

    19.2. Карточки картотеки потерь офицерского и политического составов.

    19.3. Наградные карточки на весь личный состав из общей наградной картотеки

    19.4. Наградные листы на весь личный состав.

    19.5. Страницы журналов боевых действий в/ч.

    19.6. Боевые донесения, оперативные сводки, боевые и прочие приказы, отчёты о боевых действиях, прочие боевые и не боевые документы в/ч

    19.7. Списки учёта личного состава во всём многообразии.

    19.8. Карты, планы, схемы, не находящиеся на секретном хранении.

    19.9. Личные дела среднего и старшего командного состава (офицеры, политработники).

    19.10. Материалы уголовных дел.

    Оплата копирования этих документов Заказчиком осуществляется в соответствии с п. 11 дополнительно к стоимости заказа согласно квитанций архива.

    20. Оформление доверенности от Заказчика Исполнителю, как правило, не требуется. Однако, в некоторых случаях это необходимо. Об этом Исполнитель сообщит Заказчику. Примерная форма доверенности на имя Исполнителя размещена в Приложении 2. Обращаем особое внимание на точность соблюдения формулировок Приложения 2 при оформлении доверенности у нотариуса. Персональные данные специалиста будут сообщены дополнительно Исполнителем.

    21. Доверенность оформляется сроком на 3 года без права передоверия

    22. При архивном розыске иногда необходимы документы, подтверждающие родство, в частности:

    22.1. Нотариально заверенная копия Свидетельства о рождении по цепочке родства, при необходимости - несколько копий разных Свидетельств, куда вписаны родители в каждом поколении (касается случаев с дедами и прадедами). Главное – чтобы прослеживалась цепочка родства от разыскиваемого воина к Заказчику.

    22.2. Или нотариально заверенная копия Свидетельства о браке родителей или супругов.

    22.3. Или нотариально заверенные копии иных документов, прямо подтверждающих родство разыскиваемого с Заказчиком.

    В случае отсутствия родства с разыскиваемым Заказчик должен принять меры по получению указанных документов у его прямых или дальних родственников, нотариально заверить их и оформить с ними нотариальную доверенность на себя с правом передоверия.

    23. Все указанные в п. 22 документы прилагаются к доверенности на имя Исполнителя.

    24. Если указанные в пп. 20, 22 документы составлены не на русском языке, то они обязаны быть переведены на русский язык за счёт Заказчика и только на русском языке представлены Исполнителю.

    25. После проведения всех описанных выше действий Заказчику надлежит выслать по сообщённому Исполнителем по электронной почте обычному почтовому адресу заказным письмом или бандеролью с уведомлением оригиналы подготовленных согласно пп. 20, 21, 22, 24 нотариально заверенных документов. При этом Заказчик обязан оставить себе копии высылаемых документов, сделанные любым доступным для него способом.

    26. Специалисты Исполнителя около трёх десятков лет работают в военно-исторической сфере и не заинтересованы в безосновательном завышении стоимости и сроков работ. Также следует иметь в виду, что Исполнитель работает только с рассекреченными документами и получает копии только рассекреченных документов

    27. Невозможно исполнение следующих заказов:

    • при наличии требования Заказчика провести исследование в сжатые сроки в пределах 2 месяцев (60 суток) без оплаты за срочность согласно п. 9;
    • при отсутствии взаимосвязи с Заказчиком по электронной почте ввиду её отсутствия или неумения ею пользоваться;
    • в случае, когда Заказчик не соизмеряет время, прошедшее после войн, и обстоятельства создания и хранения документов с требуемыми им сроками и условиями выполнения заказа;
    • в случае неадекватного поведения Заказчика; решение о степени адекватности принимает Исполнитель;
    • при непредставлении Заказчиком обязательных для розыска сведений и документов, упомянутых в п. 15 с подпунктами с учётом требований п. 16;
    • при наличии требования Заказчика "добыть" ("достать") копии секретных документов.
  • 28. Исполнитель имеет полное право консультаций с любыми инстанциями и специалистами для достижения цели исследования. Исполнитель вправе использовать любые документальные, справочные, литературные, прочие данные - как созданные государственными органами любых государств (министерствами, ведомствами, учреждениями, войсковыми частями, прочими инстанциями), так и общественными объединениями и организациями, а также частными лицами при условии несекретного статуса этих данных. Исполнитель вправе наводить справки в сети Интернет в любом необходимом объёме по любому интересующему при проведении исследования вопросу.

    29. Исполнитель гарантирует конфиденциальность исследования на всех этапах его проведения и обязуется не сообщать подробности и результаты исследования по своей инициативе третьим лицам, не публиковать их в сети Интернет, в средствах массовой информации или иных местах. Только с письменного согласия Заказчика (см. пп. 53, 54 Приложения 1) Исполнитель может публиковать биографические данные разыскиваемого воина и Заказчика, хронику и результаты исследования на сайтах сети Интернет, в т.ч. на сайте "Исторические справки о войнах и судьбах", в средствах массовой информации или иных местах.

    30. Подробности взаимоотношений Заказчика и Исполнителя, в т.ч. документальные и финансовые, разглашению третьим лицам не подлежат. Доверенность на имя Исполнителя возвращается по запросу Заказчика. При не востребовании доверенности Заказчиком она хранится у Исполнителя в течение 1 года с момента окончания работы над заказом.

    31. Основой взаимодействия между Заказчиком и Исполнителем должны быть уважение, корректность, деликатность и точность с обеих сторон.